PAYAKUMBUH — Pemerintah Kota (Pemkot) Payakumbuh memusnahkan 822 nomor arsip dari 3 organisasi perangkat daerah, yakni Dinas Pariwisata, dan Dinas Perindustrian dan Perdagangan, serta Dinas Pencatatan Sipil yang telah dipilah dan dinilai sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Pemusnahan berkas dengan mesin pencacah kertas ini, merujuk kepada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Kemudian, Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip dan Peraturan Wali Kota Payakumbuh Nomor 46 tahun 2016 tentang pedoman pemusnahan arsip Pemerintah Kota Payakumbuh, dimana arsip yang dimusnahkan memiliki retensi dibawah 10 tahun, dan ini memerlukan persetujuan tertulis dari wali kota.
Pemusnahan yang dipimpin Pj. Wali Kota Rida Ananda yang diwakili Asisten III Ifon Satria Chan itu disaksikan juga oleh pihak kepolisian, kejaksaan negeri, inspektorat, dan Satpol PP, dan dinas terkait di Depo Arsip Kota Payakumbuh, Rabu (30/11).
Dalam sambutannya, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prima Yanuarita mengatakan pemusnahan ini dilaksanakan karena sudah sesuai JRA, maka berkas milik 3 OPD yang telah dipilah dan dinilai bisa dimusnahkan.
“Arsipnya memang dikumpulkan di gedung depo arsip. Kita menyimpan dan memilahnya, hampir setiap tahun ada arsip yang sudah boleh dimusnahkan. Namun, khusus arsip keuangan, maksimal 20 tahun baru boleh dimusnahkan,” ujarnya.
Sementara itu, Asisten III Ifon Satria Chan menyampaikan gedung depo arsip saat ini masih menompang ke gedung di TK Dharma Wanita Persatuan, kedepan akan diupayakan memiliki gedung yang representatif.
Ifon menyebut arsip yang tidak bernilai guna lagi, baik sekunder maupun primer, perlu dilakukan penyusutan dengan dimusnahkan. Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan adalah salahsatu cara mengurangi jumlah arsip, sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan.
“Arsip tidak boleh diperjual belikan, apalagi dijual kiloan. Meski manfaat arsip kertas bisa daur ulang, tapi untuk arsip pemerintahan dan lembaga harus dimusnahkan, nanti bisa disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Begitu upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip sekaligus menyelamatkan arsip yang berniai guna yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional,” kata Ifon.
Dalam giat itu tampak hadir Kadisdukcapil Wal Asri, Kasatpol PP Dony Prayuda, Sekdis Koperasi dan UMKM Tegrasia Nita, Sekdis Perpustakaan dan Kearsipan Joni, Irban II Ibrahim, Kabid Kehumasan Rudi Arnel, Kasubag Dokumentasi dan Infromasi Bagian Hukum Prima Satria, serta Kasubag Umum dan Kepegawaian Disparpora Zikriman Zainal.
